對(duì)于廣大的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何利用信息化工具提高管理效率一直是個(gè)難題。

　　大塊頭的CRM等管理軟件不適合用,也用不起。中小企業(yè)專(zhuān)用管理軟件則有名無(wú)實(shí)，很難根據(jù)企業(yè)的具體情況量身定做。目前，市場(chǎng)上流行的所謂個(gè)性化的量身定做，實(shí)際上就是把企業(yè)管理問(wèn)題模塊化、簡(jiǎn)單化、標(biāo)準(zhǔn)化，然后讓中小企業(yè)像搭積木一樣，自行組合。但實(shí)際效果令人沮喪。因?yàn)檫@顯然太理想化了。管理軟件系統(tǒng)再怎么標(biāo)準(zhǔn)化，都是固定的。而中小企業(yè)的管理缺乏流程，又千變?nèi)f化。一萬(wàn)個(gè)中小企業(yè)就有一萬(wàn)種管理模式。一個(gè)軟件怎么能實(shí)現(xiàn)一萬(wàn)種不同的需求？

　　于是，“小老板”只好用郵件、用Excel表格等“土”辦法進(jìn)行人工管理。于是，員工每周的工作日志郵件或者Excel滿(mǎn)天飛。于是，老板只能在周一大清早硬著頭皮趴在大堆大堆的郵件和Excel中，其辛酸不必言說(shuō)，收效也甚微。

　　難道說(shuō)中小企業(yè)的管理就只能這樣了？

　　答案是否定的，借助一些通用信息收集和分析系統(tǒng)，筆者在實(shí)際工作中就找到了一條管理信息化的捷徑。

　　作為管理幾個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人，筆者認(rèn)為自己最大的任務(wù)是監(jiān)督部門(mén)負(fù)責(zé)人按照計(jì)劃、按照公司的方向和重點(diǎn)開(kāi)展工作。為了保證這一點(diǎn)，筆者每周要逐個(gè)查看各部門(mén)負(fù)責(zé)人的每周工作總結(jié)，有時(shí)為了工作需要甚至還要查看部門(mén)基層員工的日志。以前，每周一要收到幾十個(gè)帶附件的Excel文檔，人多事雜，很難盯著重要事情的進(jìn)展，從整體上監(jiān)控部門(mén)的工作，從而保證在大項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)隨時(shí)提供公司層面的幫助。

　　要想高效率地完成管理工作，必須有一個(gè)方便的管理工具。考慮到公司的具體要求多種多樣，市場(chǎng)上很難有適合的管理軟件，只有一個(gè)可能，就是利用通用的軟件或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)的個(gè)性化需求。

　　在線(xiàn)調(diào)查系統(tǒng)(surveycool.com)滿(mǎn)足的就是這樣的需求，它的作用是收集被調(diào)查者的信息，然后根據(jù)調(diào)查結(jié)果生成分析圖表?？紤]到工作日志就是每個(gè)員工的被調(diào)查信息，利用調(diào)查系統(tǒng)是可以進(jìn)行日志管理的。也就是說(shuō)，把所有的日志作為信息進(jìn)行收集，管理者是調(diào)查發(fā)起人，員工是被調(diào)查者。這樣就能利用調(diào)查系統(tǒng)進(jìn)行日志的管理，同時(shí)可以充分利用調(diào)查系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析功能，對(duì)員工的個(gè)人工作日志進(jìn)行總結(jié)。更令人興奮的是，部門(mén)整體工作進(jìn)展利用統(tǒng)計(jì)功能也一目了然。

　　把工作日志做成調(diào)查還是首次嘗試，挑戰(zhàn)是不言而喻的！如何入手、如何達(dá)到管理目的成了關(guān)鍵。

　　都說(shuō)萬(wàn)事開(kāi)頭難，但只要理順工作日志的內(nèi)容和關(guān)鍵，再完成日志的調(diào)查問(wèn)卷設(shè)計(jì)就順其自然。每個(gè)中小企業(yè)雖然行業(yè)五花八門(mén)，但一般來(lái)說(shuō)周工作日志主要分為兩大部分，第一部分是本周的工作總結(jié)，第二部分是下周工作計(jì)劃。

　　怎么通過(guò)工作日志把人管理起來(lái)呢？根據(jù)筆者對(duì)管理的理解，員工管理中最核心的是對(duì)其時(shí)間資源的管理。時(shí)間永遠(yuǎn)都是不夠用的，只有把有限的時(shí)間資源應(yīng)用到重要的工作任務(wù)中才是高效率的工作方法。不管是對(duì)公司高管，還是基層員工，都是一樣的道理?，F(xiàn)實(shí)中，除了重要的事情，我們不得不做一些例行的支持工作，所以，我在設(shè)計(jì)工作總結(jié)時(shí)，把工作任務(wù)分為“重要”、“例行”兩個(gè)類(lèi)別。

　　在后來(lái)的執(zhí)行過(guò)程中，我發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)最大的短板不是做不重要的事情，而是沒(méi)有計(jì)劃性。從部門(mén)經(jīng)理到基層員工，需要做的重要事情太多了，想起哪個(gè)做哪個(gè)，無(wú)序的工作狀態(tài)導(dǎo)致最終的結(jié)果是大家都在忙，但效率卻十分低下。所以，為了提高工作效率，需要提醒員工加強(qiáng)工作計(jì)劃性。在后期，我把工作總結(jié)中的任務(wù)加上了“計(jì)劃外”類(lèi)別。

　　計(jì)劃總是美好的，很多人會(huì)由于各種原因不能按時(shí)完成計(jì)劃。批評(píng)徒勞無(wú)益，如果一個(gè)任務(wù)延誤，找出其中的原因避免以后再發(fā)生類(lèi)似錯(cuò)誤最為關(guān)鍵。所以，當(dāng)員工沒(méi)有按時(shí)完成工作任務(wù)時(shí)，主管就想知道員工“任務(wù)延誤的原因是什么”。調(diào)查系統(tǒng)有一個(gè)“邏輯跳達(dá)”功能，能夠滿(mǎn)足不同情況不同的處理。比如，當(dāng)員工在填寫(xiě)日志時(shí)選擇任務(wù)狀態(tài)“延誤”后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加上一個(gè)調(diào)查題：“這項(xiàng)任務(wù)延誤的原因是什么？”

　　這個(gè)“邏輯跳達(dá)”功能十分強(qiáng)大，可以根據(jù)每個(gè)人實(shí)現(xiàn)個(gè)性化工作日志的目的。比如，為了督促每個(gè)員工改正缺點(diǎn)，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。主管除了對(duì)自己的工作進(jìn)行自我評(píng)價(jià)以外，同時(shí)還要對(duì)自己的下屬進(jìn)行工作評(píng)價(jià)，以便被評(píng)價(jià)的員工改進(jìn)從而進(jìn)步。當(dāng)這名主管選擇自己的姓名后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)“跳達(dá)”到對(duì)他下屬進(jìn)行工作評(píng)價(jià)的問(wèn)卷。每個(gè)主管要評(píng)價(jià)的員工不同，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)“跳達(dá)”到不同的評(píng)價(jià)問(wèn)卷。