對于廣大的中小企業(yè)來說，如何利用信息化工具提高管理效率一直是個難題。

　　大塊頭的CRM等管理軟件不適合用,也用不起。中小企業(yè)專用管理軟件則有名無實，很難根據(jù)企業(yè)的具體情況量身定做。目前，市場上流行的所謂個性化的量身定做，實際上就是把企業(yè)管理問題模塊化、簡單化、標準化，然后讓中小企業(yè)像搭積木一樣，自行組合。但實際效果令人沮喪。因為這顯然太理想化了。管理軟件系統(tǒng)再怎么標準化，都是固定的。而中小企業(yè)的管理缺乏流程，又千變?nèi)f化。一萬個中小企業(yè)就有一萬種管理模式。一個軟件怎么能實現(xiàn)一萬種不同的需求？

　　于是，“小老板”只好用郵件、用Excel表格等“土”辦法進行人工管理。于是，員工每周的工作日志郵件或者Excel滿天飛。于是，老板只能在周一大清早硬著頭皮趴在大堆大堆的郵件和Excel中，其辛酸不必言說，收效也甚微。

　　難道說中小企業(yè)的管理就只能這樣了？

　　答案是否定的，借助一些通用信息收集和分析系統(tǒng)，筆者在實際工作中就找到了一條管理信息化的捷徑。

　　作為管理幾個部門的負責人，筆者認為自己最大的任務(wù)是監(jiān)督部門負責人按照計劃、按照公司的方向和重點開展工作。為了保證這一點，筆者每周要逐個查看各部門負責人的每周工作總結(jié)，有時為了工作需要甚至還要查看部門基層員工的日志。以前，每周一要收到幾十個帶附件的Excel文檔，人多事雜，很難盯著重要事情的進展，從整體上監(jiān)控部門的工作，從而保證在大項目出現(xiàn)問題時隨時提供公司層面的幫助。

　　要想高效率地完成管理工作，必須有一個方便的管理工具。考慮到公司的具體要求多種多樣，市場上很難有適合的管理軟件，只有一個可能，就是利用通用的軟件或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)實現(xiàn)中小企業(yè)的個性化需求。

　　在線調(diào)查系統(tǒng)(surveycool.com)滿足的就是這樣的需求，它的作用是收集被調(diào)查者的信息，然后根據(jù)調(diào)查結(jié)果生成分析圖表。考慮到工作日志就是每個員工的被調(diào)查信息，利用調(diào)查系統(tǒng)是可以進行日志管理的。也就是說，把所有的日志作為信息進行收集，管理者是調(diào)查發(fā)起人，員工是被調(diào)查者。這樣就能利用調(diào)查系統(tǒng)進行日志的管理，同時可以充分利用調(diào)查系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，對員工的個人工作日志進行總結(jié)。更令人興奮的是，部門整體工作進展利用統(tǒng)計功能也一目了然。

　　把工作日志做成調(diào)查還是首次嘗試，挑戰(zhàn)是不言而喻的！如何入手、如何達到管理目的成了關(guān)鍵。

　　都說萬事開頭難，但只要理順工作日志的內(nèi)容和關(guān)鍵，再完成日志的調(diào)查問卷設(shè)計就順其自然。每個中小企業(yè)雖然行業(yè)五花八門，但一般來說周工作日志主要分為兩大部分，第一部分是本周的工作總結(jié)，第二部分是下周工作計劃。

　　怎么通過工作日志把人管理起來呢？根據(jù)筆者對管理的理解，員工管理中最核心的是對其時間資源的管理。時間永遠都是不夠用的，只有把有限的時間資源應(yīng)用到重要的工作任務(wù)中才是高效率的工作方法。不管是對公司高管，還是基層員工，都是一樣的道理。現(xiàn)實中，除了重要的事情，我們不得不做一些例行的支持工作，所以，我在設(shè)計工作總結(jié)時，把工作任務(wù)分為“重要”、“例行”兩個類別。

　　在后來的執(zhí)行過程中，我發(fā)現(xiàn)團隊最大的短板不是做不重要的事情，而是沒有計劃性。從部門經(jīng)理到基層員工，需要做的重要事情太多了，想起哪個做哪個，無序的工作狀態(tài)導致最終的結(jié)果是大家都在忙，但效率卻十分低下。所以，為了提高工作效率，需要提醒員工加強工作計劃性。在后期，我把工作總結(jié)中的任務(wù)加上了“計劃外”類別。

　　計劃總是美好的，很多人會由于各種原因不能按時完成計劃。批評徒勞無益，如果一個任務(wù)延誤，找出其中的原因避免以后再發(fā)生類似錯誤最為關(guān)鍵。所以，當員工沒有按時完成工作任務(wù)時，主管就想知道員工“任務(wù)延誤的原因是什么”。調(diào)查系統(tǒng)有一個“邏輯跳達”功能，能夠滿足不同情況不同的處理。比如，當員工在填寫日志時選擇任務(wù)狀態(tài)“延誤”后，系統(tǒng)會自動加上一個調(diào)查題：“這項任務(wù)延誤的原因是什么？”

　　這個“邏輯跳達”功能十分強大，可以根據(jù)每個人實現(xiàn)個性化工作日志的目的。比如，為了督促每個員工改正缺點，發(fā)揮優(yōu)勢。主管除了對自己的工作進行自我評價以外，同時還要對自己的下屬進行工作評價，以便被評價的員工改進從而進步。當這名主管選擇自己的姓名后，系統(tǒng)會自動“跳達”到對他下屬進行工作評價的問卷。每個主管要評價的員工不同，系統(tǒng)會自動“跳達”到不同的評價問卷。